Was Software wirklich kostet: SaaS-Abos gegen Individualsoftware

01Die sichtbaren Kosten: das Abo

SaaS heißt Software as a Service: du mietest, statt zu kaufen. Der Einstieg ist günstig und schnell, und genau so ist das Modell gebaut. Bezahlt wird pro Nutzer und Monat, wichtige Funktionen liegen eine Preisstufe höher, und mit dem Team wachsen die Kosten automatisch mit. Preiserhöhungen kommen dazu, verhandeln kannst du selten.

Dazu kommt: kein einzelnes Abo ist das Problem, es ist die Summe. Fünf Tools zu je 50 Euro fühlen sich anders an als eine Rechnung über 250 Euro im Monat, sind aber dasselbe. Und die Summe wächst leise weiter, mit jedem neuen Kollegen und jedem Zusatzmodul.

02Die unsichtbaren Kosten

• Handarbeit zwischen den Tools: Daten aus System A in System B übertragen, jede Woche wieder.
• Workarounds: der Prozess wird ans Tool angepasst statt umgekehrt, und Excel füllt die Lücken.
• Fehler durch Doppeleingaben, die erst auffallen, wenn ein Kunde sie bemerkt.
• Funktionen, die du bezahlst und nie nutzt, weil das Paket nun mal so geschnitten ist.
• Wechselkosten: je länger die Daten im Tool liegen, desto teurer wird der Ausstieg.

03Ein Rechenbeispiel über 3 Jahre

Ein Betrieb mit fünf Nutzern und vier typischen Tools, etwa CRM, Projektplanung, Lagerliste und Formulare, bewusst konservativ gerechnet:

• Vier Abos mit im Schnitt 40 Euro je Nutzer und Monat: 800 Euro monatlich, 28.800 Euro über 3 Jahre.
• Vier Stunden Handarbeit pro Woche für Übertragen und Abgleichen, mit 45 Euro Stundensatz: rund 28.000 Euro über 3 Jahre.
• Zusammen gut 56.000 Euro, ohne dass ein einziger Sonderwunsch erfüllt wäre.
• Eine Individuallösung für denselben Kern liegt je nach Umfang oft zwischen 15.000 und 40.000 Euro einmalig, plus Hosting und Pflege für einen niedrigen dreistelligen Betrag im Monat.
• Nach 3 Jahren liegen beide Wege erstaunlich nah beieinander, danach öffnet sich die Schere zugunsten der eigenen Lösung.

04Wann SaaS trotzdem richtig ist

Damit das klar ist: Individualsoftware ist nicht immer die Antwort, und jeder, der dir das erzählt, will dir etwas verkaufen. Die Frage ist nicht, ob SaaS gut oder schlecht ist, sondern an welcher Stelle es dich trägt und wo es dich bremst.

• Standardprozesse wie Buchhaltung, E-Mail oder Videokonferenzen: fertige Tools sind hier besser und günstiger.
• Kleine Teams mit wenigen Nutzern: die Abosumme bleibt klein, der Hebel fehlt.
• Schneller Start und Ausprobieren: ein Abo kündigst du monatlich, eine Eigenentwicklung baust du nicht mal eben zurück.
• Wenn dein Prozess dem Standard entspricht, ist der Standard kein Kompromiss.

05Wie du ehrlich vergleichst

Der faire Vergleich ist nie Abopreis gegen Angebotssumme. Vergleiche Gesamtkosten gegen Gesamtkosten über 3 Jahre, inklusive deiner Arbeitszeit, und sei ehrlich dabei, wie gut jedes Modell zu deinem Ablauf passt. Individualsoftware lohnt sich dort, wo dein Prozess speziell ist und täglich läuft. Überall sonst gewinnt oft das Abo.

Mein Eigeninteresse an dieser Stelle ist offensichtlich, ich baue Individualsoftware. Genau deshalb rate ich dir ausdrücklich: rechne selbst nach, mit deinen Zahlen.