- Seit dem 1. Januar 2025 musst du im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
- Versandpflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- E-Rechnung heißt strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF erfüllt die Pflicht nicht.
Betrifft dich, wenn du in Deutschland Rechnungen an andere Unternehmen stellst oder von ihnen erhältst.
01Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) am verbreitetsten.
Ein per Mail verschicktes normales PDF ist keine E-Rechnung. Es sieht nur so aus. Entscheidend ist der strukturierte Datenteil, den Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.
02Der Zeitplan
- Seit 1. Januar 2025: alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- 2025 und 2026: Übergangsphase beim Versand, Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle.
- Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden.
03Warum sich früher Umstellen lohnt
E-Rechnungen werden automatisch verbucht: weniger Tipparbeit, weniger Fehler, Skontofristen im Blick. Wer 2027 versandpflichtig wird, sollte 2026 mit einzelnen Kunden testen statt im Dezember alles auf einmal umzustellen.
Empfangen heißt auch archivieren: revisionssicher und im Originalformat (GoBD). Der Mail-Eingang ist kein Archiv.
- Eine Empfangsadresse für E-Rechnungen festlegen und im Team bekannt machen.
- Prüfen, ob deine Buchhaltung oder dein Tool XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
- Archivierung klären: revisionssicher, zehn Jahre, Originalformat.
- Wenn du 2027 versandpflichtig wirst: 2026 mit einzelnen Kunden testen.
- Den Rechnungsausgang so umstellen, dass alle Pflichtangaben strukturiert vorliegen.
Sorgfältig recherchiert und aktuell gehalten, aber keine Rechtsberatung. Für verbindliche Fragen sprich mit einer Kanzlei.
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